La lettera d’incarico per un procacciatore d’affari

Una Guida Completa

1. Introduzione

La lettera d’incarico per un procacciatore d’affari è un documento essenziale che regola in modo trasparente e dettagliato la collaborazione tra l’azienda e il professionista incaricato di individuare nuovi contatti o opportunità commerciali.

Pur non esistendo un modello unico stabilito dalla legge, una lettera d’incarico ben redatta tutela entrambe le parti, evitando controversie e incomprensioni.

In questo articolo, scopriremo i punti chiave da includere e alcuni consigli pratici per strutturare al meglio il testo.

2. Funzione e importanza della lettera d’incarico

La lettera d’incarico serve a definire con chiarezza i termini e le condizioni della collaborazione.

Nel contesto del procacciamento d’affari, ciò assume particolare rilievo poiché, a differenza di un agente di commercio, il procacciatore non ha obblighi di promozione continuativa.

È quindi fondamentale delineare da subito il perimetro delle sue responsabilità, la durata dell’incarico e le modalità di compenso, così da garantire un rapporto armonioso e trasparente.

3. Elementi preliminari: intestazione e riferimenti

La lettera dovrebbe innanzitutto indicare:

Data e luogo di redazione del documento.
Anagrafica completa dell’azienda (o del mandante) e del procacciatore d’affari, comprensiva di Partita IVA o Codice Fiscale se presenti.
Un riferimento esplicito all’oggetto del contratto, ad esempio: “Lettera d’incarico per prestazione di procacciamento d’affari nel settore X”.

Questi elementi preliminari servono a evitare dubbi sulla validità e sull’autenticità dell’accordo.

4. Oggetto dell’incarico e scopo

Nella lettera d’incarico è opportuno dedicare una sezione specifica che descriva l’attività affidata al procacciatore d’affari:

Ambito di intervento: se l’azienda richiede la ricerca di clienti in un determinato settore o in un’area geografica specifica, è importante precisarlo.
Obiettivi attesi: per esempio, un numero minimo di segnalazioni da fornire entro un certo periodo, o un target di fatturato da generare.
Eventuali limitazioni: il professionista potrebbe essere vincolato a non operare per imprese concorrenti o a rispettare determinati canali di comunicazione.

5. Durata e condizioni di recesso

Un altro aspetto cruciale è definire la durata della collaborazione, chiarendo se:

L’incarico ha natura occasionale, con scadenza precisa o legata al completamento di un progetto.
L’incarico è rinnovabile, ad esempio su base annuale, con l’eventuale meccanismo di tacito rinnovo.
Esistono clausole di recesso anticipato, specificando con quali modalità e preavvisi l’azienda o il procacciatore possono interrompere il rapporto.

Regole di recesso ben delineate proteggono sia il mandante sia il procacciatore, evitando situazioni di incertezza.

6. Compenso e modalità di pagamento

Il cuore della lettera d’incarico è la sezione dedicata al compenso:

Formula di calcolo della provvigione: indicare se si tratta di una percentuale sul valore netto delle vendite, sul margine di contribuzione o di un importo fisso per singolo contratto concluso.
Termini di pagamento: specificare entro quanti giorni dalla conclusione dell’affare (o dall’incasso del cliente) avviene la liquidazione.
Eventuali acconti o rimborsi spese: se l’azienda copre le spese di viaggio o telefoniche del procacciatore, è opportuno stabilire limiti e modalità di rimborso.

7. Clausole di riservatezza e non concorrenza

Poiché il procacciatore potrebbe venire a conoscenza di informazioni sensibili (listini prezzi, strategie commerciali, dati dei clienti), è spesso consigliabile inserire clausole di riservatezza, che ne vietino la divulgazione a terzi.

In alcuni casi, si possono aggiungere clausole di non concorrenza, limitando la possibilità che il procacciatore agisca in favore di imprese concorrenti, almeno per la durata dell’incarico o per un periodo successivo concordato.

8. Norme di riferimento e forum competente

Anche se la collaborazione è meno vincolante rispetto a un contratto di agenzia, è utile richiamare nella lettera:

Le disposizioni del Codice Civile in materia di obbligazioni e contratti, ad esempio quelle relative al mandato o alla prestazione d’opera.
L’eventuale scelta del foro competente, ovvero il tribunale dove saranno diritti a eventuali contenziosi (in genere, il luogo dove ha sede legale l’azienda o dove si svolge l’attività).
Se applicabili, accordi specifici in materia di mediazione e arbitrato, per risolvere controversie in maniera più rapida ed economica rispetto alla via giudiziaria.

9. Conclusioni

Una lettera d’incarico ben strutturata per il procacciatore d’affari è il pilastro per una collaborazione serena e produttiva.

Dall’indicazione dell’oggetto dell’incarico alle modalità di calcolo delle provvigioni, passando per le clausole di recesso e di riservatezza, ciascun aspetto deve essere esposto con chiarezza e coerenza.

In tal modo, sia l’azienda sia il procacciatore potranno operare con la certezza di diritti e doveri, riducendo al minimo le incomprensioni e ponendo basi solide per il successo delle attività di procacciamento.